Občni zbori in skupščine v letu 2021 ter oddaja in potrjevanje letnih poročil za leto 2020
V občini Dobrova - Polhov Gradec se zavedamo, da se društva v trenutni situaciji soočate tudi z izzivi glede organizacije občnih zborov ter sej in skupščin delovnih teles v vaših organizacijah. Zato smo v tem obvestilu zbrali nekaj ključnih podatkov glede organizacije občnih zborov in oddaje letnih poročil za leto 2020.
SKLIC IN IZVEDBA OBČNEGA ZBORA OZ. ZBORA ČLANOV NA DALJAVO
Zakon o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije COVID-19 (t. i. 6. protikoronski zakon – Uradni list RS, št. 175/20 z dne 27. 11. 2020, začetek veljavnosti 28. 11. 2020) v 114. členu določa možnost sklica in izvedbe občnega zbora na daljavo (dopisno, preko spleta).
Društvo, zveza društev oziroma podružnica tujega društva (v nadaljnjem besedilu: društvo) lahko ne glede na določbe temeljnega akta oz. statuta v času do preklica ukrepa začasne delne omejitve gibanja ljudi in omejitve oziroma prepovedi zbiranja ljudi zaradi preprečevanja okužb s COVID-19, o najpomembnejših odločitvah skliče in izvede občni zbor korespondenčno, če lahko zagotovi enakopravno sodelovanje vseh članov. Za sklic, izvedbo in odločanje na korespondenčnem občnem zboru društva se uporabljajo določbe temeljnega akta društva.
2. odstavek 114. člena Zakona o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije COVID-19 nadalje določa še, da če je v času veljavnosti ukrepa začasne delne omejitve gibanja ljudi in omejitve oziroma prepovedi zbiranja ljudi zaradi preprečevanja okužb s COVID-19 zastopniku ali članu organov upravljanja društva potekel mandat za zastopanje oziroma opravljanje funkcije, določen s temeljnim aktom oziroma statutom, se mu mandat podaljša do prvega občnega zbora, ki sledi poteku mandatne dobe, če društvo občnega zbora ne more sklicati na korespondenčni način.
V aktih nevladnih organizacij, kamor se uvrščajo tudi društva, tehnična izvedba sej organov pogosto ni točno določena. V tem primeru je izvedba na daljavo (npr. z videokonferenco) že v osnovi skladna z akti. Priporočamo, da pregledate vsebino vašega temeljnega akta in preverite, ali je izvedba občnega zbora na daljavo z njim skladna. Če pravila društva predvidevajo le izvedbo občnega zbora z osebnim srečanjem v živo, izvedba na daljavo v običajnih okoliščinah ne bi bila možna brez spremembe temeljnega akta ali pravilnikov trenutne okoliščine pa upravičujejo izvedbo občnega zbora na daljavo ne glede na temeljni akt in pravilnik društva.
IZVEDBA OBČNEGA ZBORA V ŽIVO TRENUTNO NI PRIPOROČLJIVA
Kot omenjeno, trenutne okoliščine upravičujejo izjeme pri določilu, da se lahko občni zbori izvajajo le z osebnim srečanjem v živo, in drugih s tem povezanih pravil. Okoliščine namreč onemogočajo normalno izvedbo občnega zbora v živo, saj to predstavlja tveganje za zdravje članov (še toliko bolj, če gre za rizične skupine, starejše, bolne). Trenutno izvedba občnega zbora v živo zato ni priporočljiva.
Če se z izvedbo na daljavo ne krši nobeno pomembno pravilo, ki bi resno posegalo v pravice članov do odločanja, hkrati pa izvedba občnega zbora v živo, ki je po pravilih, krši priporočila inštitucij, ogroža javno zdravje in zdravje članov, v najslabšem primeru pa od članov celo terja kršitev predpisov, je seveda izvedba na daljavo lahko upravičena, medtem ko izvedba v živo ni.
PRESTAVITEV OBČNEGA ZBORA NA KASNEJŠI DATUM
V primeru, da se odločite, da občnega zbora ne boste izvedli korespondenčno, pa je društvo dolžno sklicati občni zbor najpozneje v treh mesecih od preklica ukrepa začasne delne omejitve gibanja ljudi in omejitve oziroma prepovedi zbiranja ljudi zaradi preprečevanja okužb s COVID-19.
KAKO IZVESTI OBČNI ZBOR NA DALJAVO?
Spodnja priporočila vam bodo olajšala izvedbo občnega zbora na daljavo:
1. Na dnevni red občnega zbora na daljavo umestite le zadeve, o katerih mora organ nujno odločati.
2. Članom pošljite obvestilo o sklicu seje, kjer navedete, da se seja organa zaradi preprečevanja širitve okužbe s koronavirusom in upoštevanja ukrepov ter priporočil Nacionalnega inštituta za javno zdravje izjemoma izvede na daljavo. Obvestilo pošljite na tak način, kot občni zbor skličete običajno.
3. Pri sklicu in izvedbi občnega zbora ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila organizacije, ki veljajo za običajne seje organa (roki za sklic, posredovanje gradiv za glasovanje, predvidene vsebine potrebne za sprejem sklepa itd.).
4. V obvestilu članom določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, predvsem kakšen bo način razprave in glasovanja (npr. po navadni pošti, po elektronski pošti, na konferenčnem klicu, preko razpoložljivih spletnih platform).
5. Obvestilu priložite vsa gradiva, ki so potrebna za odločanje.
6. Če boste glasovanje izvedli pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok trajanja seje oz. rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočljivo je, da je rok za glasovanje po elektronski pošti vsaj tri dni rok za glasovanje po navadni pošti pa vsaj od pet do sedem dni. Nekaj dodatnih dni dopustite še za razpravo. Če se seja prične takoj ob samem sklicu, pa pri določitvi roka za glasovanje upoštevajte tudi rok za sklic seje organa (rok od sklica seje do poteka glasovanja ne sme biti krajši od roka za sklic seje, ki je določen v statutu).
7. Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov organa in dostop do njih omogočite članom vse do roka za glasovanje (npr. prejete pripombe objavite na spletni strani, jih posredujete po elektronski pošti vsem članom, odgovarjate na vprašanja po telefonu ...). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Lahko pa iz praktičnih razlogov določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno, tako da lahko člani organa glasujejo takoj in ne šele po koncu razprave. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni tudi na pravila varstva osebnih podatkov. Društvo namreč ne sme razkriti elektronskega naslova posameznikov, če za to nima soglasja ali druge podlage. Zato obvestila pošiljajte v t. i. »skriti kopiji«.
ODDAJA LETNIH POROČIL
Občina Dobrova - Polhov Gradec je s strani Ministrstva za notranje zadeve in AJPES pridobila še informacije povezane z oddajo in potrjevanjem letnih poročil za leto 2020. Vezano na oddajo letnih poročil za leto 2020 Zakon o društvih (Uradni list RS, št. 64/11-UPB2 in 21/18-ZNOrg) v 29. členu določa, da mora društvo za namen državne statistike in javne objave na AJPES predložiti letno poročilo za preteklo poslovno leto do 31. marca tekočega leta. Navedeni člen ne zahteva, da bi društvo na AJPES moralo oddati že sprejeto letno poročilo. Zato je v primeru, da društvo pred zakonskim rokom za oddajo letnega poročila nima sklicanega zbora članov in ga zaradi objektivnih razlogov tudi ne more sklicati, dovolj, da pristojni organ društva (npr. predsednik ali upravni odbor) pripravi letno poročilo in ga v postavljenem roku (elektronsko) odda AJPES.
V tem primeru bo društvo na prvem zboru članov moralo članom predstaviti (sicer že oddano) letno poročilo, zbor članov pa bo letno poročilo moral tudi potrditi, da se bo le-to na podlagi 7. odstavka 26. člena Zakona o društvih štelo kot veljavno sprejeto. Če zbor članov že oddanega letnega poročila ne bo potrdil, oziroma če se bo le-tega spremenil, bo društvo dolžno o tem obvestiti AJPES in mu predložiti novo letno poročilo, ki ga je sprejel zbor članov. Društvo v tem primeru ne bo v prekršku, saj bo letno poročilo oddano v roku, ki ga določa zakon, z naknadno sprejetim letnim poročilom pa bo zgolj popravilo že oddano letno poročilo.
